忙しいと嘆く人が陥っている【やらなくていい】のに【やるべきこと】にしている現状

忙しいと嘆く人が陥っている【やらなくていい】のに【やるべきこと】にしている現状

やる事が多くて忙しい』と言っている人はかなり多いと思います。

ですが蓋を開けてみると【やらなくていいこと】まで【今やるべき事】と勘違いして自分の首を絞めている人が多いです。その現状と対策を説明します。

やるべきことをちゃんと捉えているか

例えば、工場勤務の人は朝の清掃や準備運動、計器のチェック、道具の手入れ等の雑務に始まり生産というメインの仕事で一日を終えるのが大体の流れでしょう。

事務やデスクワークの仕事であれば、メールチェックにコピー、資料の作成、メールの作成等の雑務に始まりプロジェクトの進行やその他作成物がメインの仕事となります。

大体ですけどね。

しかし、雑務メインの職務という仕事の中でもこの2種類に分けるということは、どの職に就いている人でも共通していることです。

忙しいと嘆く人で、やるべき事をキチンと捉えてやれている人はいいのですが、今の自分が何を優先すべきかを考えないまま、目の前の仕事に打ちこんでいる、ある意味素直な人もいます。

しかし、全ての仕事を同じ力で入れていては(今やらなくてもいいことまでやる)忙しい割に【成果】や【生産性】はほとんど変わらない事実があります。

では【やらなくていいこと】とはどういうものなのでしょうか?

雑務

雑務の中でも、やらないと生産できない、みんなが迷惑するといった内容はやらなくてはいけません。それは雑務ではなく、メインの仕事と言ってもいいですが【雑務】と名目して実際重要な仕事である職場が多い気がします。。それ以外のやらなくていい雑務は【メールチェック】が代表です。

メールチェックを例に説明します。

忙しくて【てんやわんや】な状態にも関わらず、メールチェックを頻繁に行う人がいます。ハッキリいってそのメールチェックをしなければ他の仕事が早く終わり【忙しい】から開放されるかもしれないのに、メールチェックを30分おきにする人がいます。

こういう人は自分が今やるべき事をキチンと把握できていないタイプに多いです。そもそもメールというのは『重要な案件もありますが、1分1秒争う内容でないですよ』が正しいのです。また会議案内等【電話】で言うよりはキチンと文章に残してみんなが間違いがないようにするためにメールを使ったりします。

余程急ぎなら普通は直接電話してきますし、相手側もメールは送ったけど急ぎの案件と判断した場合は電話をしてくるでしょう。

つまりメールというものは、そんなに頻繁にチェックしなくても大した問題ではないのです。極端な事を言えば出勤時と、帰社時にチェックしてメールを返信するぐらいでいいのです。

よく依頼がくる人に限っては、もっと頻繁にチェックするべきですが、依頼は依頼です。自分のやるべきことがあるにもかかわらず、急ぎでない依頼やただの挨拶メールまで【急ぎで今やらなくてはいけないこと】と思いついつい手をつけてしまいます。

メールチェックで怖いところはこういうところです。あたかも今からやらなくてはいけないことのように感じてしまうのです。メールを頻繁にチェックしていれば、その分だけ依頼を引き受けたり気になって返信をしてしまったりして時間が取られてしまいます。

対策としては、ちょっと休憩して今自分が一番優先すべきことがいくつあるのかを紙にでも書いてみることです。頭の中で考えてはいけません。パニックになります。

そのことを片づけるのにかかる必要時間も見積もっておくといいでしょう。もし、その自分が本当にやらなくてはいけない事で1日が終わってしまうのなら、雑務は全て捨てることです。別に工場も爆発するわけではないですし、会社が潰れることなんてそうそうありません。

雑務を全て無視した期間があった

僕の場合、何十億という損害を救うか救わないかの重要なトラブルが起こったことがあります。その時僕は、事務(生産管理)をしていて、トラブルを解決するのに3ヵ月も時間がかかったのですが、その間【雑務】は全て無視しメールでの余計な依頼も全て断りました。

断るというより無視ですね。時には自分の担当ではないことまで他人から依頼されたりしますが、それは他人が面倒くさいから自分に依頼してくるパターンもあります。

自分のポジションをキチンと把握することを意識していれば、やるべきこと、やらなくてもいい事がハッキリと見えてくるようになります。時には人情というものがあるので、無駄でも大切にしておきたい部分もありますが、仕事は仕事です。仕事ごっこではないのです。



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